Pour simplifier le contrôle et le suivi de leurs activités, plusieurs entreprises privilégient désormais l’usage d’un Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. Ce PGI se décline en différentes versions. Parmi eux, on distingue le progiciel Dolibarr qui est le plus prisé du moment. Ce logiciel fait partie des outils ERP/CRM Open Source conçus pour gérer les activités d’une entreprise. Étant un outil modulaire performant, il peut subvenir aux différents besoins de chaque société. Ce guide va vous renseigner davantage sur les avantages et l’essentiel à retenir sur l’utilisation du Dolibarr.
À quoi sert le logiciel Dolibarr ?
Tout d’abord, Dolibarr est un logiciel performant qui s’apparente à la totalité des besoins d’une entreprise. Il met à la disposition de ses utilisateurs un programme complet rassemblant en un seul logiciel un ERP et un CRM. Celui-ci se concentre particulièrement à la gestion de votre entreprise afin de vous permettre d’ optimiser votre travail, à concevoir des tableaux de bord et d’ organiser vos ventes.
Mis à part ses fonctionnalités sous forme de modules, Dolibarr est un logiciel totalement gratuit et complet. Vous pouvez donc l’installer sur votre ordinateur en mode stand-alone. De ce fait, il est totalement libre ce qui ne vous coûte rien. Ce dernier peut s’adapter à chaque besoin que ce soit pour gérer les personnelles, les stocks et les commandes, pour créer un annuaire des prospects, mettre en place une campagne de mailing et bien plus.
Les développeurs de CRM et ERP ont décidé de créer Dolibarr pour aider les entrepreneurs, les associations et les particuliers voulant gérer efficacement leurs activités. Étant également modulable, ce logiciel donne à chacun l’opportunité d’activer les fonctions dont il a besoin. Sachez également que cet outil est facile à manipuler et à développer. L’unique condition demandée c’est d’avoir une bonne connexion Internet et quelques notions en PHP pour ceux qui désirent mettre au point eux-mêmes leur logiciel.
Les fonctionnalités de Dolibarr
Comme ce logiciel peut s’adapter à différentes situations et domaines, cela concerne notamment :
- Les contacts : pour favoriser la gestion des appels téléphoniques, des newsletters, des e-mailings, la planification de l’agenda, des tâches, des mails et les rapports de visites.
- Les factures et devis : suivi des contrats de maintenance, des acomptes, des avoirs, des commandes et les fiches d’intervention chez les clients et SAV.
- La comptabilité : permettant de gérer les comptes bancaires, les notes de frais et les marges.
- Les stocks et achats : pour valoriser les stocks, les achats fournisseurs, les lots et numéros de série ainsi que les produits et services.
- Le Back office: consiste à attribuer le droit à chaque utilisateur, pour une meilleure gestion électronique de documents (GED), des statistiques, du tableau de bord et des exports vers Excel.
- Les autres fonctionnalités :la production, la gestion des congés, les projets partagés, la gestion des adhérents d’une association et des dons.
Les avantages de l’hébergement de Dolibarr
Puisque cette application informatique est utilisée à distance c’est-à-dire en mode hébergé, Dolibarr est praticable depuis votre ordinateur, votre tablette et votre téléphone mobile. Il vous permet dans ce cas d’accéder facilement à votre fichier client, vos devis et factures de votre bureau, où que vous soyez, en déplacement ou dans votre bureau.
En outre, vous n’avez plus besoin de sauvegarder vos données, car ce sont les développeurs qui s’en occuperont. Ainsi, vous n’avez plus à vous inquiéter des mises à jour régulières essentielles à votre développement. Diverses formules sont à vous proposer pour satisfaire vos demandes.
Le téléchargement du logiciel Dolibarr
Pour effectuer un téléchargement, rendez-vous sur une plateforme en ligne proposant le logiciel par exemple sur le site Dolibarr. Avant de télécharger Dolibarr, faites une vérification sur la configuration requise pour l’installation du logiciel et sélectionnez celui qui convient à votre PC ou votre Mac.
Pour installer le logiciel Dolibarr, il faut avoir environ 150 Mo d’espace disque. Vous devez disposer d’un espace disque suffisant pour pouvoir uploader des pièces jointes ou stocker les factures PDF ou ODT produites. Le volume requis dépendra selon le nombre de pièces attachées. La version PHP recommandée est de 5,6 en minimum et de 7,4 maximum. Concernant sa base de données, il fonctionne avec diverses bases de données que ce soit à partir de PostgreSQL, MySQL, MariaDB, ou autres. De plus, Dolibarr est accessible sur l’ensemble des systèmes d’exploitation tels que macOS, Linux et Windows.
L’installation du logiciel Dolibarr
Comme il s’agit d’un logiciel Open Source libre, différents systèmes de MAJ sont disponibles suivant l’évolution du logiciel. Contrairement aux autres projets OpenSource, Dolibarr convient très bien aux développeurs web qu’aux usagers qui n’ont pas de connaissances sur le langage PHP. Si vous n’avez pas les compétences requises, il vous est possible d’utiliser un auto-installateur standard pour installer Dolibarr.
Avant de l’installer, optez pour le navigateur web Mozilla Firefox pour un confort optimal. Pour cela, deux choix sont possibles : soit vous installez le logiciel manuellement, soit vous l’installez automatiquement.
L’installation automatique
Pour cette étape, il faudra disposer d’un système d’exploitation compatible avec l’extension ou la version disponible. Veuillez toujours vérifier la version de votre système d’exploitation si elle est obsolète ou non. Ce point est essentiel pour que les dépendances soient considérées par votre système.
L’installation manuelle
Ce type d’installation est le plus recommandé pour installer le logiciel. Pour ceux qui ont quelques connaissances en administration web, ils n’auront pas de mal à suivre les directives suivantes :
- Téléchargez le logiciel
- Sélectionnez le serveur web sur lequel l’application sera utilisée
- Appuyez sur le bouton d’installation pour faire apparaître l’assistant
- Déterminez si vous voulez créer une icône de raccourci sur le bureau ou non
- Lancez l’assistant pour afficher les paramètres
- Définissez le mot de passe de la base MySQL
- Commencez les composants nécessaires à Dolibarr
- Choisissez la langue par défaut
- Finalisez l’installation pour lancer Dolibarr
- Une fois configuré, créez un compte administrateur avec votre login et mot de passe afin d’accéder à l’interface web Dolibarr.
Les configurations requises pour installer le logiciel Dolibarr
L’action de Dolibarr réside dans le fait qu’il est compatible avec différents modules. Pour ce faire, il est nécessaire de le configurer en fonction de votre activité, en indiquant les données essentielles pour gérer votre activité.
Pour configurer votre société, vous devez d’abord lancer l’application en cliquant sur l’icône sur votre bureau. Il faudra après renseigner votre compte administrateur. Ensuite, veuillez fournir toutes les informations relatives à votre entreprise (son nom, sa raison sociale, son siège social et ses coordonnées).
N’oubliez pas de vérifier les droits d’utilisateurs pour que vos personnels par exemple puissent avoir un accès au logiciel. Pour donner l’autorisation à certaines personnes de manier l’application, il vous suffit de cliquer sur « Utilisateurs et groupes » à gauche de l’interface. Tapez ensuite votre code utilisateur pour ajouter d’autres utilisateurs et mettre à jour votre compte Admin.
Les différents modules pour utiliser le logiciel Dolibarr pour ses activités
Après avoir configuré les informations sur votre entreprise, la configuration des modules est aussi une étape à ne pas négliger. Si vous souhaitez activer ou désactiver des modules selon votre activité, cliquez sur « Modules ». Cette partie est importante pour faciliter l’utilisation de votre logiciel quotidiennement en traitant les modules les plus préconisés par les TPE et les PME. Cela inclut principalement le module devis, le module facturation, le module produit et la configuration des TVA.
